Van voorstel tot betaling: Het eind-tot-eindsucces van PowerTown Solar met OpenSolar

Over PowerTown Solar

PowerTown Solar is een installateur van zonne-energie en batterijen in Zuid-Californië. Met een klein team van twee personen dat facturering en installaties beheert, vertrouwt het bedrijf op tools die zowel efficiëntie als eenvoud leveren. Irma Madrigal, die verantwoordelijk is voor de facturering en de werkzaamheden, gebruikt de voorstel- en ontwerptools van OpenSolar al jaren en was een van de eerste gebruikers van het platform. “We begonnen OpenSolar te gebruiken omdat het gratis was,” vertelde ze. “Toen vonden we het echt leuk.” De duidelijke interface en klantgerichte duidelijkheid van het platform hielpen PowerTown om meer deals te sluiten. Toen OpenSolar de CashFlow-functie lanceerde, was Irma er snel bij om zich aan te melden. Het resultaat is een gestroomlijnd facturatie- en betalingsproces dat tijd bespaart, de transparantie verbetert en alles op één plek houdt.

Het leven vóór CashFlow: Handmatige processen en verloren tijd

Voordat ze CashFlow gebruikte, handelde Irma alle betalingen af via QuickBooks. Hoewel het de klus kon klaren, was het niet ontworpen voor zonne-energieprojecten of mijlpaalfacturering. Irma moest handmatig creditcardtoeslagen berekenen, afzonderlijke ontvangstbewijzen versturen en voortdurend schakelen tussen QuickBooks en OpenSolar om de betalingen van klanten bij te houden. Het proces was tijdrovend en gefragmenteerd. “Elk project kostte me waarschijnlijk 30 minuten alleen al om de stortingsfactuur te maken en te versturen,” zei ze. Facturen moesten handmatig worden aangemaakt en voor het bijhouden van openstaande saldi moest ik vaak in meerdere systemen zoeken.

De impact van CashFlow: tijd bespaard, workflow vereenvoudigd

CashFlow bracht aanzienlijke verbeteringen in de activiteiten van PowerTown. Irma schat dat ze 30 minuten per project bespaart door CashFlow te gebruiken voor het genereren en verzenden van stortingsfacturen. Voor een klein team dat meerdere projecten tegelijk afhandelt, telt die tijd snel op. Een van de meest impactvolle functies is de automatische creditcardtoeslag. “Voorheen moest ik de klant vragen of ze van plan waren om met een creditcard te betalen, en dan handmatig de 3 procent toevoegen. Nu gaat dat automatisch. Dat is een gouden greep.” De mijlpaalgebaseerde facturatie van het platform viel ook op. Klanten kunnen duidelijk zien wanneer en hoeveel ze moeten betalen in elke fase van het project en Irma kan de betaalstatus in realtime volgen zonder het platform te verlaten. “De klant kan zien hoe zijn betalingen eruit zullen zien nog voordat hij tekent. En ik kan meteen zien wat er betaald is en wat er nog openstaat. Het staat er allemaal op.”

Irma merkte ook op hoeveel makkelijker het proces is geworden voor klanten. “Het heeft alles duizend procent gemakkelijker gemaakt,” zei ze. “Klanten hoeven niet te wachten. Het voorstel en de betalingskoppeling staan klaar. Alles staat op één plek.” Voorheen moest ze pauzeren om de aanbetalingsfactuur te versturen nadat een klant had getekend. Nu is die stap al ingebouwd in de proposal flow. Deze verandering heeft geholpen om projecten sneller van start te laten gaan en vertragingen te verminderen.

Laatste opmerkingen

Sinds de implementatie van CashFlow heeft PowerTown Solar de tijd die wordt besteed aan het beheren van betalingen en facturen drastisch verminderd, terwijl de ervaring voor zowel personeel als klanten is verbeterd. Voor Irma is eenvoud het belangrijkste voordeel. “CashFlow heeft het proces van factureren en het innen van betalingen eenvoudig gemaakt,” zegt ze. “Het heeft ons tijd bespaard en houdt alles op één plek.” Zelfs nu het bedrijf blijft groeien, blijft OpenSolar de basis voor het beheren van klantrelaties van offerte tot uiteindelijke betaling.